وزير صنعت، معدن و تجارت در ابلاغيه اي از معاونان، مديران و رؤساي سازمان‌هاي استاني صنعت، معدن و تجارت خواست تا نسبت به اصلاح و بازبيني فرآيند پاسخگويي و رفع نارسايي‌ها در چارچوب نظام‌نامه مديريت پاسخگويي به شکايات اهتمام ورزند .

به استناد ماده «25» قانون ارتقاي سلامت نظام اداري و مقابله با فساد و همچنين مصوبه شماره 85084/1901 به تاريخ 12/5/1384 شوراي عالي اداري، مدت زمان پاسخگويي به شکايات، درخواست‌ها و پيشنهادهاي مراجعان و متقاضيان 30 روز کاري تعيين‌شده است. اما در برخي مواقع مشاهده مي‌شود که زمان پاسخگويي به متقاضيان بيشتر از اين بازه زماني شده است .

وزير صنعت، معدن و تجارت نيز در راستاي صيانت از حقوق شهروندان و با هدف افزايش سرعت پاسخگويي، ضمن تأکيد بر مطالعه مجدد مصوبات فوق‌الذکر از معاونان، مديران و رؤساي سازمان‌هاي استاني صنعت، معدن و تجارت خواست تا نسبت به اصلاح و بازبيني فرآيند پاسخگويي و رفع نارسايي‌ها اهتمام ورزند و اين موارد را مد نظر قرار دهند :

مدت زمان فرآيند ثبت، ارجاع، بررسي، اقدام و ارسال پاسخ به مرجع پيگيري، حداکثر30 روز کاري است و درخصوص مکاتبات دفتر بازرسي، ارزيابي عملکرد و پاسخگويي به شکايات نيز لازم است حداکثر پس از 10 روز کاري نسبت به ارسال پاسخ اقدام شود. البته در موارد خاص دلايل تأخير در ارايه پاسخ بايد به صورت کتبي به اين دفتر ارسال شود .

از سوي ديگر تمامي معاونت‌ها، سازمان‌ها، شرکت‌هاي تابعه و سازمان‌هاي صنعت، معدن و تجارت استان‌ها بايد به صورت ماهانه گزارش‌هاي تعداد شکايات مستقيم واصله، موضوع شکوائيه‌ها، نتيجه مکاتبات و ... را به دفتر بازرسي، ارزيابي عملکرد و پاسخگويي به شکايات ارسال کنند .

مديرکل دفتر بازرسي، ارزيابي عملکرد و پاسخگويي به شکايات وزارت صنعت، معدن و تجارت نيز بايد پس از جمع‌آوري اين اطلاعات ، گزارش مربوطه را به صورت سه ماهه و پس از تجزيه و تحليل به وزير ارايه کند .

همچنين نظارت بر حسن اجراي اين بخشنامه برعهده مديرکل دفتر بازرسي، ارزيابي عملکرد و پاسخگويي به شکايات است .